Over bonnetjes

Wat bewaar je

Hou van elke uitgave voor de zaak het bewijs bij. Voor je boekhouding en voor de btw is een factuur op naam van je onderneming meestal sterker dan een gewoon kasticket. Vraag aan de kassa gerust een factuur met je ondernemingsnummer.

Of een foto of scan volstaat, of dat je het papieren origineel ook moet bijhouden, hangt af van de regels voor digitaal bewaren. Vraag het je boekhouder voor je het papier weggooit.

• Het kasticket of de factuur, met datum, winkel, wat je kocht en de btw.
• Het betalingsbewijs als het ticket het niet toont (een kaartbetaling, een overschrijving).
• Een korte notitie: voor welke klant, welke werf of welke activiteit.

Hoe lang bewaar je het

Hoe lang je boekhoudkundige stukken en facturen moet bewaren, staat in de wet en kan verschillen per soort stuk. Je hoort vaak verschillende termijnen. Bon zet daar bewust geen getal neer als feit.

Vraag het je boekhouder, en lees de officiële bronnen onderaan deze pagina. We hebben ze nog niet nagelezen voor Bon; dat staat er ook bij. Tot dan: gooi niets weg zonder dat je boekhouder het zegt.

Btw op een kasticket

In België zie je op bonnetjes vooral 21 %, 12 %, 6 % en 0 %. Op één ticket kunnen er meer tarieven staan: in de supermarkt valt eten vaak onder 6 % en een fles wijn onder 21 %. Daarom laat Bon je per tarief invullen.

Het bedrag op het ticket is meestal btw inbegrepen. De btw zit erin: bedrag × tarief ÷ (100 + tarief). In 121 euro aan 21 % zit 21 euro btw. Een kassa rondt soms per lijn af, daarom kun je de btw van het ticket ook zelf intypen.

Of je die btw mag aftrekken, hangt af van wat je kocht, waarvoor je het gebruikt en of je onder de vrijstellingsregeling valt. Bon toont daarom alleen een aanwijzing met je eigen schattingen.

Thermisch papier vervaagt

De meeste kastickets zijn gedrukt op thermisch papier: de kassa drukt met warmte, niet met inkt. Na een paar maanden in je portefeuille, in de zon of naast de verwarming, is de druk vaak grijs of helemaal weg.

Neem daarom een foto op de dag zelf, liefst op een effen ondergrond en met genoeg licht. Bewaar het papier plat, donker en koel, weg van plastic mapjes met weekmakers.

Een onkostennota

Betaalt een werknemer of een vrijwilliger iets met eigen geld voor de zaak of de vereniging, dan betaal je dat terug op basis van een onkostennota met de bonnetjes in bijlage.

Bon kijkt het rekeningnummer na met de controlecijfers (modulo 97) en maakt een gestructureerde mededeling (+++…+++), zodat de terugbetaling makkelijk terug te vinden is op het rekeninguittreksel.

Een terugbetaling van echte kosten is iets anders dan een forfaitaire vrijwilligersvergoeding. Daarvoor gelden aparte regels en grenzen: vraag ze na bij je boekhouder of je koepel.

Wat je boekhouder graag krijgt

Eén ZIP per kwartaal met de lijst en alle bonnetjes, zodat niemand nog moet zoeken. De CSV opent in Excel met de juiste kolommen: datum, leverancier, soort, betaalwijze, totaal en per tarief de basis en de btw.

1. Stuur het kwartaal op tijd door, niet op de laatste dag.
2. Kijk vooraf in de schoendoos wat nog een foto of de btw mist.
3. Zet in de notitie voor welke klant of activiteit een kost was. Dat is meestal de eerste vraag.